Política de tratamiento y protección de datos personales
1. Identificación del responsable
- Dirección Física: Calle 4G No. 60-20, Piso 2
- Página web: www.computec.com
- Correo Electrónico: datospersonales@computec.com
- Celular: 300 339 0461
2. Objetivo
Fortalecer las directrices generales para la protección y tratamiento de los datos personales al interior de Computec Outsourcing S.A.S., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normativas aplicables en Colombia.
Esta política se alinea con el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) y con las mejores prácticas internacionales en privacidad, protección de datos y gobernanza tecnológica.
3. Definiciones
- Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública privada.
- Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
- Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado sensible.
- Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo le es relevante al titular.
- Dato personal sensible: Son aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
- Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
- Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
- Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que se pone a disposición del titular con el fin de informarle sobre el tratamiento de sus datos personales.
- Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
- Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona.
- Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
- Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
- Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
- Tecnologías emergentes: Soluciones tecnológicas como la inteligencia artificial, algoritmos automatizados, biometría avanzada, entre otras, que requieren criterios éticos y técnicos adicionales para su uso responsable.
- Tratamiento automatizado: Procesos que utilizan software o sistemas de inteligencia artificial para tomar decisiones o generar análisis con base en datos personales sin intervención humana directa.
- Gobernanza de datos: Conjunto de normas, procesos y estructuras internas que aseguran el uso ético, seguro y legal de los datos personales en toda la organización.
- Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos a un encargado del tratamiento, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
4. Alcance
5. Principios rectores aplicables en materia de datos personales
En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores:
- Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento al que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.
- Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
- Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
- Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y de la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
- Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento debe manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con las labores que comprenden el tratamiento, pudiendo suministrar o comunicar datos personales únicamente cuando corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la ley y en los términos de la misma.
- Principio de responsabilidad proactiva: Computec Outsourcing S.A.S. adopta las medidas técnicas, jurídicas y organizativas necesarias para demostrar el cumplimiento normativo y prevenir riesgos relacionados con el tratamiento de datos personales, especialmente al implementar tecnologías emergentes.
6.Derechos de los titulares
Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al responsable o encargado del tratamiento. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
- Ser informado por el responsable o encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley o a la Constitución.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
7. Autorización del titular de datos personales
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal, COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. recolectará la autorización
previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
En procesos que involucren tecnologías de automatización o inteligencia artificial, se garantizará el deber de
información, especificando si la decisión o análisis se realiza mediante un proceso automatizado o no.
Eventos en los cuales no es necesaria la autorización
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
- Datos de naturaleza pública.
- Casos de urgencia médica o sanitaria.
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
- Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
8. Deberes de Computec Outsourcing S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. como responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los
siguientes deberes:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.
- Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
- Suministrar al encargado del tratamiento únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en la ley.
- Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
- Evaluar los riesgos de privacidad y seguridad cuando se adopten nuevas tecnologías para el tratamiento de datos personales, aplicando análisis de impacto de privacidad (Privacy Impact Assessment, PIA) cuando sea pertinente.
- Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
- Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
- Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
9. Políticas específicas para el tratamiento de datos personales cuando Computec actúa como responsable de los mismos
1. Tratamiento de datos personales de Accionistas
COMPUTEC OUTSORCING S.A.S. recolecta los datos personales de sus Accionistas y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva y/o confidencial, y que solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Accionistas de COMPUTEC OUTSORCING S.A.S. serán:
- Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de Accionista.
- Enviar invitaciones a eventos y/o reuniones programados por la empresa y en general contactar al Accionista.
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad.
- Generar certificaciones de composición accionaria solicitadas por clientes o proveedores para actualización de registros.
- Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los Accionistas.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea Accionista de la compañía, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia.
2. Tratamiento de datos personales relacionados con la gestión de recurso humano.
COMPUTEC OUTSORCING S.A.S. recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán:
- Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la ley laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas competentes tales como: pagos de nómina, pagos y reportes al sistema general de seguridad social, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechos por el Titular de la información, sus legitimarios o por entidades del sistema general de seguridad social a los que el Titular esté o hubiere estado vinculado.
- Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con Computec.
- Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST).
- Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores.
- Consultar memorandos o llamados de atención.
- Desarrollar y aplicar el proceso disciplinario.
- Contactar a familiares en casos de emergencia.
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. almacenará las hojas de vida que hayan sido recepcionadas en procesos de selección, sin embargo, serán depuradas dentro de los 6 meses siguientes a la fecha de su recibido, a través de borrado seguro de la información y/o destrucción física dejando como soporte acta. Aquellas hojas de vida que lleguen a ser consideradas como relevantes en procesos de selección futuros, serán conservadas por el tiempo destinado al almacenamiento del recurso humano establecido por Computec. En todo caso, su tratamiento será informado a los candidatos que no hayan sido seleccionados al cargo vacante.
Igualmente almacenará los datos personales de sus colaboradores y los conservará en carpetas y/o archivos a los que solo tendrá acceso y serán tratadas por el Área de Gestión Humana, con la finalidad de administrar la relación contractual entre COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. y el colaborador.
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. contará con medidas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles que llegue a recolectar y su respectiva reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S., para los fines para los cuales hayan sido recolectados.
Terminada la relación laboral, COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
En consecuencia, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo a las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
3. Tratamiento de datos personales de Clientes
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. recolecta los datos personales de sus Clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los Clientes de COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. serán:
- Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
- Cumplimiento de obligaciones legales y contractuales a cargo de Computec, tales como facturación, reportes de pago, atención a consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechos por el titular de la información o por sus legitimarios.
- Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa, así como el envío de información comercial o publicidad.
- Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado.
- Cumplir con el objeto del contrato celebrado, incluyendo actividades de envío de portafolios de servicios.
- Verificar casos en que se dé incumplimiento de alguna de las partes.
- Vinculación en general de cada cliente.
- Realizar actividades de fidelización de clientes y operaciones de marketing, así como gestión pos contractual con el cliente.
- Registrar compras y facturación de los productos entregados.
- Transferir los datos de los clientes a proveedores directos de los portafolios de servicios, con el fin de darle cumplimiento al contrato entre proveedor y cliente.
- Adelantar procesos de cobro persuasivo de las obligaciones dinerarias, a los canales de contacto registrados por el cliente, así como el envío de comunicaciones a través de mensajes de texto.
- Adelantar analítica de datos para impulsar la proyección del negocio.
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. para los efectos de este tratamiento recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente la finalidad del mismo. Así mismo, cuenta con medidas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles sobre los que llegue a tener acceso para su respectiva reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S., para los fines para los cuales hayan sido autorizados.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
En ningún caso se tomarán decisiones definitivas basadas únicamente en procesos automatizados sin intervención humana, salvo que se haya obtenido autorización expresa del titular y se garantice su derecho a impugnar la decisión.
3.1 Tratamiento de datos personales de Clientes No Activos
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. recolecta los datos personales de Clientes no activos y los almacena en una base de datos, con el fin de poder dar cumplimiento a obligaciones pos contractuales, la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Para los efectos de este tratamiento se recolecta la respectiva autorización que en todo caso será expresa y facultativa, indicando claramente los datos sensibles objeto de tratamiento y la finalidad del mismo.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
4. Tratamiento de datos personales de Prospectos de Clientes
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. recolecta los datos personales de sus prospectos de clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, su tratamiento tiene la finalidad de hacer gestión comercial para vender el portafolio de servicios que presta, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Para los efectos de este tratamiento se garantizan los derechos del titular a través de Avisos de Privacidad.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
5. Tratamiento de datos personales de Proveedores
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S., recolecta los datos personales de sus Proveedores y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que, en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores de COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S., serán:
- Verificación en listas restrictivas.
- Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual.
- Cotización de nuevos productos y/o servicios.
- Gestión de obligaciones a cargo de Computec, tales como pagos, reporte de pagos, atención de consultas, peticiones, solicitudes, acciones y reclamos hechas por el Titular de la información o por sus legitimarios, solicitar al proveedor el cumplimiento de sus obligaciones, informar a los proveedores sobre políticas adoptadas por la empresa, y en general, para dar continuidad a las relaciones comerciales con los proveedores en caso que Computec así lo requiera.
- Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores.
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. solo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar.
La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por parte de COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S., tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
5.1 Tratamiento de datos personales de Proveedores No Activos
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. recolecta los datos personales de sus prospectos de clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, su tratamiento tiene la finalidad de hacer gestión comercial para vender el portafolio de servicios que presta, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Para los efectos de este tratamiento se garantizan los derechos del titular a través de Avisos de Privacidad.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información.
6. Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. serán:
- Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas.
- Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados.
- Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
7. Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. serán:
- Garantizar la seguridad en los ambientes laborales.
- Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía.
- Controlar el ingreso, permanencia y salida colaboradores y contratistas en las instalaciones de la empresa.
Para cumplir con el deber de información que le corresponde a COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales.
En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período promedio de treinta (30) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información.
8. Tratamiento de datos personales en Protocolo de bioseguridad
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. adopta protocolos de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo del riesgo de la pandemia por el Coronavirus COVID-19, o eventuales pandemias que se puedan presentar, por lo que recolecta los datos personales de sus trabajadores, exclusivamente los relacionados con el protocolo de bioseguridad y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite.
Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de quienes se recolectan datos relativos al COVID-19 por COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. serán:
- Adoptar protocolos de bioseguridad para mitigar, controlar y realizar el adecuado manejo del riesgo de la pandemia por el Coronavirus COVID-19, o futuras pandemias que puedan llegar a presentarse, por lo que recolecta datos relacionados con el estado de salud de los trabajadores, exclusivamente los relacionados con el protocolo de bioseguridad y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva.
En todo caso, la información será objeto de tratamiento para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad y sólo serán almacenados durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos.
10. Deberes de Computec Outsourcing S.A.S. como encargado del tratamiento de datos personales
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. como Encargado del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes:
- Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
- Actualizar la información reportada por los responsables dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes contados a partir de su recibo.
- Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares.
- Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” cuando el responsable del Tratamiento haya informado que determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
- Registrar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad de Dato Personal.
- Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que puedan tener acceso a ella.
- Garantizar que el tratamiento mediante herramientas tecnológicas de terceros (por ejemplo, plataformas en la nube, servicios de analítica o IA) cuente con cláusulas contractuales que aseguren el cumplimiento de la normativa colombiana.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
11. Tratamiento de datos personales cuando Computec actúa como encargado de los mismos
En ejercicio de su objeto social Computec realiza, en calidad de encargado, el Tratamiento de Datos Personales recolectados por sus clientes y/o terceros. El tratamiento que realiza Computec sobre los Datos Personales Trasmitidos por sus clientes y/o terceros se hará de conformidad con las instrucciones impartidas por cada uno de éstos, para lo cual Computec presume que los Responsables de los Datos Trasmitidos cuentan con las autorizaciones necesarias para el tratamiento encargado a Computec, y en especial con la capacidad para delegar su tratamiento, quién, en ningún caso, tomará decisiones sobre el Tratamiento que se le dará a los Datos Trasmitidos.
COMPUTEC no utilizará para fines propios los datos tratados por encargo, ni aplicará herramientas de inteligencia artificial sobre estos sin una instrucción expresa y documentada del responsable del tratamiento.
12. Transferencia y transmisión internacional de datos personales
La empresa actualmente realiza Transmisión Internacional de Datos Personales por cuanto algunas de sus bases de datos son almacenadas en servidores externos a la compañía ubicados en el exterior a cargo de un tercero con el cual te tiene vínculo contractual vigente. En todo caso para realizar la Transmisión internacional de Datos Personales, además de informar al titular y contar con su autorización, COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S., se asegurará que la acción de transmitir esté regulada por un contrato que contemple los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
Cuando el tratamiento incluya herramientas de IA o procesamiento automatizado en el exterior, se garantizará la protección de los derechos del titular mediante contratos que incluyan cláusulas modelo aprobadas por autoridades competentes o medidas equivalentes.
13. Procedimiento para la atención de consultas, reclamos y peticiones, y mecanismos para ejercer los derechos de los titulares
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al Área Jurídica, encargada de la protección de datos personales en la compañía. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico datospersonales@computec.com, o a través de comunicación escrita radicada en la Calle 4G No. 60-20, Piso 2, en la ciudad de Bogotá D.C.
Se habilitarán mecanismos digitales y/o automatizados para mejorar la trazabilidad de las consultas o reclamos, garantizando la atención oportuna y segura dentro de los plazos legales.
1. Consultas
Se podrá consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S., y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante.
La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
2. Reclamos
- El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso que COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. reciba un reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular.
- Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido.
- El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. Requisito de procedibilidad
El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa.
4. Petición de actualización y/o rectificación
5. Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato
El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual.
Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S., la supresión o eliminación de sus datos personales cuando:
- Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
- Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos.
- Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos.
Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S.
El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos:
- El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
- La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
- Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
14. Modificación de las políticas
COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. se reserva el derecho de efectuar modificaciones o actualizaciones a la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento, con el propósito de cumplir nuevas actualizaciones de carácter normativo o mejores prácticas corporativas. Sin embargo, toda modificación será puesta en conocimiento de los titulares de los datos en la página web de la Compañía o medios habituales de contacto.
En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados.
Sin embargo, los titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos.
Las modificaciones que impacten sustancialmente los derechos de los titulares, el tipo de tratamiento o las finalidades deberán ser informadas individualmente a los titulares, cuando sea posible, además de su publicación general.
15. Vigencia
La Política de Tratamiento de Datos Personales contenida en el presente documento, rige a partir del 6 de octubre de 2016 y su respectiva publicación en la página web de COMPUTEC OUTSOURCING S.A.S. La última versión publicada de la política es de 09 de abril de 2025.